Aperçu

L'approbation du travail est une fonctionnalité facultative qui ajoute un flux de travail piloté par courrier électronique où les utilisateurs de Recruiting peuvent soumettre un nouveau travail pour approbation, demander à d'autres parties prenantes de l'examiner, puis d'approuver ou de refuser le nouveau travail.

Exemple de workflow d'approbation de tâche avec deux (2) approbateurs

Le rôle de gestionnaire d'approbation est réservé aux administrateurs et aux utilisateurs du personnel

Le rôle de gestionnaire d'approbation doit être attribué uniquement aux utilisateurs de votre entreprise qui sont des administrateurs ou des utilisateurs du personnel .

Tout utilisateur de recrutement peut soumettre une approbation de poste et participer au processus d'approbation, mais seul le responsable des approbations (utilisateur administrateur/personnel) gère le processus d'approbation et active le poste une fois qu'il a été approuvé par tous les approbateurs.

Comment les administrateurs/utilisateurs du personnel activent-ils l'approbation des tâches ?

Pour commencer à utiliser l'approbation des tâches, un utilisateur administrateur doit l'activer avec ce processus :

1. Connectez-vous à Paycor et accédez à Personnel > Recrutement > Suivi des candidatures. L'écran « Offres d'emploi actives » s'affiche.

2. En haut, cliquez sur Admin > Approbations.

3. Lorsque l'écran Approbations apparaît, cliquez sur le bouton bascule à côté de Activé : nous utiliserons un processus d'approbation des tâches.

Cela se produit : un message de confirmation s’affiche et l’écran se met à jour pour indiquer que l’approbation du travail est « activée ».

Comment personnaliser l’approbation des tâches ?

1. Connectez-vous à Paycor et accédez à Personnel > Recrutement > Suivi des candidatures. L'écran « Offres d'emploi actives » s'affiche.

2. En haut, cliquez sur Admin > Approbations.

• Lorsque l’écran Approbations apparaît, tous les paramètres d’approbation des tâches apparaissent sur la gauche.
  • Gestionnaires d'approbation
  • Processus d'approbation standard
  • Formulaire d'approbation d'emploi
  • Courriel de demande d'approbation de travail

4. Cliquez sur l'une des options pour personnaliser les paramètres. Dans cette capture d'écran, l'option « Responsables d'approbation » a été sélectionnée.

Comment définir les gestionnaires d’approbation par défaut ?

Lorsqu'une personne demande un travail, celui-ci est envoyé à un gestionnaire d'approbation pour lancer le processus d'approbation.

Seuls les administrateurs et les utilisateurs du personnel peuvent être des gestionnaires d'approbation , mais n'importe quel utilisateur peut être un approbateur .

Vous pouvez définir des gestionnaires d'approbation par défaut pour recevoir les demandes d'approbation ou choisir des gestionnaires d'approbation par utilisateur .

• Les gestionnaires d'approbation par utilisateur vous permettent de désigner les gestionnaires d'approbation qui doivent recevoir la demande d'approbation en fonction de l'utilisateur qui a initié l'approbation.

1. Pour ajouter des gestionnaires d'approbation par défaut, connectez-vous à Paycor et accédez à Personnes > Embauche > Suivi des candidats .

2. En haut, cliquez sur Admin > Approbations.

3. Dans la section « L'approbation du travail est activée » , cliquez sur « Responsables d'approbation » :

• Dans la section Gestionnaires d'approbation par défaut , sélectionnez Gestionnaires d'approbation par défaut ou Ajouter un gestionnaire d'approbation pour affecter des utilisateurs administrateurs ou de dotation en personnel.
• Dans la section Gestionnaires d'approbation par utilisateur , cliquez sur Est le gestionnaire d'approbation pour ces personnes pour attribuer un gestionnaire d'approbation à des utilisateurs standard spécifiques .
  • Le X rouge supprime l'entrée.

4. Pour afficher , ajouter ou supprimer des approbateurs par défaut, cliquez sur le lien Gestionnaires d'approbation par défaut , effectuez les modifications dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Enregistrer .

• Vous avez terminé d'ajouter des approbateurs ! Recruiting affiche vos paramètres d'alerte pour plus de commodité. 

Comment créer un processus d’approbation standard ?

Après avoir soumis une tâche pour approbation, un responsable d'approbation lance le processus d'approbation en l'envoyant aux utilisateurs désignés comme approbateurs. Au lieu de sélectionner les approbateurs individuellement à chaque fois, vous pouvez configurer les processus d'approbation à l'avance !

1. Connectez-vous à Paycor et accédez à Personnes > Embauche > Suivi des candidats .

2. En haut, cliquez sur Admin > Approbations et l’écran Approbations apparaît.

3. Dans la section L'approbation du travail est « activée » , cliquez sur Processus d'approbation standard , puis sur Créer un processus d'approbation .

4. Dans la fenêtre contextuelle Créer un processus d'approbation, saisissez le nom (processus standard) et une description ( saisissez une description simple).

5. Dans la section TYPES DE PROCESSUS D'APPROBATION , sélectionnez l'un des éléments suivants :

• Tout à la fois (tous les approbateurs seront informés simultanément par e-mail) :
  • À côté d’Approbateurs, cliquez sur Ajouter/Modifier.
  • Dans la fenêtre contextuelle Type de processus facile, sélectionnez les approbateurs et cliquez sur Enregistrer .
  • Voir ci-dessus pour la capture d'écran.
• Séquentiel : (vous créez une séquence d’approbateurs, et ils sont notifiés dans cet ordre au fur et à mesure que les approbations sont accordées) :
  • Cliquez sur le premier lien Ajouter , sélectionnez le premier approbateur et cliquez sur Enregistrer .
  • L'écran se met à jour, cliquez sur le 2ème lien Ajouter , et ainsi de suite jusqu'à ce que vous ayez terminé le nombre de séquences.

6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur CRÉER .

• Une notification apparaît brièvement en bas de l’écran et le processus standard apparaît sur l’écran d’approbation.

7. Pour créer des processus d’approbation supplémentaires non standard, suivez les étapes 1 à 6.

Comment personnaliser le formulaire d’approbation de travail ?

Lorsqu'un utilisateur demande une nouvelle approbation de tâche, il doit remplir un formulaire. Vous pouvez personnaliser ce formulaire en y ajoutant des champs facultatifs et obligatoires.

Champs d'approbation de travail par défaut dans le formulaire d'approbation de travail de votre entreprise :

• Lorsque vous ouvrez l'écran Formulaire d'approbation de travail, vous verrez les champs par défaut.
• Ces champs sont extraits directement de vos champs d'informations sur le budget du travail personnalisés dans les paramètres de l'entreprise.
• Si vous souhaitez qu'un champ personnalisé apparaisse pour les approbations de travail, vous devez d'abord accéder à Paramètres de l'entreprise > Champs d'informations sur le budget du travail > Champs de budget et l' ajouter .

Pour modifier le formulaire d’approbation du travail :

1. Connectez-vous à Paycor et accédez à Personnes > Embauche > Suivi des candidats .

2. En haut, cliquez sur Admin > Approbations et l’écran Approbations apparaît.

2. À gauche, dans la section « L'approbation du travail est activée » , cliquez sur « Formulaire d'approbation du travail ». L'écran « Approbations » s'affiche.

3. Dans la section Formulaire d'approbation de travail , vous trouverez tous les champs d'approbation de travail que vous pouvez modifier :

• Masqué : supprime le champ de votre formulaire d’approbation.
• Facultatif : le champ apparaît mais n’est pas marqué comme obligatoire.
• Obligatoire : oblige l'utilisateur à remplir ce champ et il est marqué visuellement comme obligatoire (

Remarque : si vous souhaitez qu'un champ personnalisé apparaisse pour les approbations de tâches, vous devez d'abord accéder à Paramètres de l'entreprise > Champs d'informations sur le budget des tâches > Champs de budget et l' ajouter .

4. Apportez les modifications nécessaires à chacun des champs de cette section, puis, lorsque vous avez terminé, allez en haut à droite et cliquez sur Enregistrer .

• Informations sur le poste (description de base du poste)
• Informations budgétaires (salaire, prime, commission, etc.)
• Personnes (visibilité du formulaire pour les utilisateurs)
• Documentation (si vous souhaitez des informations requises telles qu'un formulaire d'approbation de travail au format PDF, des demandes, des exemples de rédaction, etc.)

Comment modifier les e-mails d’approbation de travail ?

Une fois le processus d'approbation lancé, les approbateurs reçoivent cet e-mail lorsque leur contribution est requise.

Les administrateurs peuvent modifier le modèle selon leurs besoins.

• Veuillez toujours utiliser les jetons de remplissage automatique sous le corps de l'e-mail pour vous simplifier la vie !

1. Connectez-vous à Paycor et accédez à Personnes > Embauche > Suivi des candidats .

2. En haut, cliquez sur Admin > Approbations et l’écran Approbations apparaît.

2. À gauche, dans la section « L'approbation du travail est activée » , cliquez sur « E-mail de demande d'approbation du travail ». L'écran « E-mail de demande d'approbation » s'affiche avec le modèle d'e-mail de demande d'approbation par défaut.

3. Apportez les modifications nécessaires à l’e-mail.

• N'oubliez pas de copier et coller les jetons de remplissage automatique dans l'e-mail si nécessaire.

Si vous avez des questions, contactez l’équipe d’assistance au recrutement.

Regardez la vidéo de la session d'experts sur l'approbation des emplois